時間管理アプリ(toggl)の使い方

自分の作業時間管理のために、Toggl(toggl track)というタイムトラッキングのアプリを使用しています。

目次

togglの紹介

togglとは、開始と終了を記録することができる時間管理アプリです。
基本的に無料で使用することができます。
自分の作業の時間管理のために、Togglというタイムトラッキングのアプリを使用しています。

togglによる時間管理のメリット

自分の作業時間を振り返ることができます。
Report機能で作業時間の可視化ができるので、どんな作業にどれだけ使っていたかを把握することができます。
私は、トグルを以下の目的で使用しています。

  • 1日、週単位の作業時間の把握
    案件ごとの時間の集計し、時間の掛け方を見直しています。
    会議、考える時間、事務作業などの作業の種類は、タグを設定することで、把握しています。これ考える時間を増やすために、会議、事務作業に時間を費やしていないか点検してます。改善点があれば、その時間を減らすことで、考える時間を増やすための方策を検討してます。
  • 半期ごとの案件の把握
    長期的な振り返りを行うときに、案件ごとの時間の集計しています。

機能の紹介

作業の記録

作業項目を入力し、プロジェクト、タグを設定します。
以下の2通りの記録が可能です。

  • 開始終了時間を記入する。
  • スタートボタンを押し、計測を継続する
  • 後から編集
    計測が終わった項目も後から、作業項目、プロジェクト、タグ、開始・終了時間を変更することが可能です。

私の各項目の設定方法について紹介します。

  • 作業項目
    プロジェクトに属する仕事をタイトルとしています。
    ある程度自由ですが、細かすぎると集計がわかりづらくなるので、数日から数ヶ月の単位の仕事の粒度で設定しています。
    数時間や数日でやるような仕事は、基本的に「問い合わせ」や「申請」などとまとめてた内容にしています。そのような仕事は、あまり細分化せずに、後から集計して、多ければ、無くしたり、短縮できないか検討するようにしています。そのような単発のような作業は本来なくすべきと考えているためであり、細かく集計する必要がないためです。
  • プロジェクト
    数年単位の仕事の粒度で設定しています。
    私の場合は、製品名としています。
    プロジェクトはある程度大きな項目としてまとめた方が後から整理しやすいです。
    多すぎると、選択に手間になります。
  • タグ
    タグには、作業ごとの種別の分類に追加っています。
    会議や資料作成、設計など具体的な作業を書くようにしてます。
    会議多くないか、資料作成に時間をかけ過ぎていないか、検討するのに使っています。

レポート機能

1週間、1ヶ月など指定した範囲で、作業時間を振り返ることができます。
①各プロジェクトの割合と総時間を確認することができます。
②プロジェクト内の各作業項目を確認することができます。

Tagで絞り込みも可能です。
例えば、Tagで「会議」などを設定しておくと、会議時間が長くないか確認することができます。

うまくいかないところ

  • 割り込み作業時に開始を押せない。
    今からするぞと思っている時は、開始ボタンを押してから作業を始めますが、割り込み作業をすると大抵、開始ボタンを押すことを忘れます。後から入力することも可能ですが、後から振り返ったときに、開始と終了時間を忘れることがあります。
  • 作業を頻繁に切り替えるときに、スタート・終了を押すことがめんどくさくなる。
    ある程度、予測変換してくれるので、作業内容の入力は楽ですが、頻繁に行うと流石にめんどくさいです。
    ただし、人はマルチタスクが本来苦手なため、タスクがコロコロ切り替わるような仕事をしてはいけないと思います。
    しっかり1つのことに集中することができる環境を作る必要があるので、このような状況になっていることがそもそも悪いことだと思います。
  • 開始が押せない場合、後から追記するときに、開始と終了の時間を忘れる。
    1日つけ忘れたときに、後からつけるときに開始・終了時間を忘れる時があります。
    作業開始時に開始ボタンを押すことが一番いいです。
    また、頻繁に作業を変える場合も、記録が疎かになるので、頻繁に作業を変えずに、1つ1つしっかりこなしていくことも重要だと、タイムトラッキングしながら感じています。
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