日頃の業務をTrello（トレロ）によって、管理しています。
Trelloをタスク管理の手法であるGTD理論に当てはめて使用しています。
4年くらいやって定着してきたので紹介します。作業漏れがなくなったり、案件の進め方を整理するのに便利です。
GTDとは
GTDは、厳密にやるとすごく大変です。私は、全てできないので、特に必要なエッセンスを取り入れています。
頭にある残タスクを全て吐き出します。やることが頭に残っていると、それだけで集中力がなくなります。吐き出したすべてのタスクをやるかやらないか、やるならいつやるかを決めてしまうことで、今に集中できます。
２年前に出会って、これを取り入れてから、計画的に仕事に取り組めるようになりました。仕事の漏れも少なくなり、とても気に入っている手法です。
Trelloの便利なところ
Trelloはカンバン方式でタスクを管理できるツールです。パソコンでもスマートフォンでも使用できます。無料でも十分使うことできます。
テンプレートやカードの処理の自動化などの機能もあり、効率化もできます。
カードで設定できる項目
チェックリスト
チェックリストを作成することができます。確認項目があれば、ここに追加できます。
リストの項目にチェックを入れると、進捗状況がわかります。
外からカードを見たときもチェックリストの進み具合を把握することができます。
カード同士の関連付け
この機能は、タスク同士の紐付けにとても重宝してます。
１つの大きなまとまりのカードと2,3時間で完了するカードを作って、タスクを管理しています。
１つの大きなまとまりのカードには様々な作業が含まれています。その1つ1つを別のカードにしていますが、作業がどこまで進んでいるかを管理するために、関連付けを使用しています。
カードの「添付ファイル」-「Trello」を選択してください。
検索欄から、関連付けしたいカード名を入力し、カードを選択します。
カードがTrelloの添付ファイルに表示されるので、「カードを結合」をクリックし、「両カードを関連付ける」を選択してください。これをやらないと、相互の関連付けができないので、今回のケースだと、Action3のカードを見たときに、関連付けが見えなくなります。
関連付け先のカードの保存先リストも表示されるので、TODOなど未完了項目に気がつくことができます。
期限設定
期限設定もとても重宝する機能です。
カードの「日付」を選択すると、カレンダーが出てくるので、期限を設定します。
期限の前日は黄色、期限をすぎると赤色でカードが表示されるので、見た目上もわかります。
後述のGoogleカレンダーと連携できるので、Googleカレンダーから期日を確認することができます。
カードの期限が前日になった時
カードの期限が過ぎた時
Googleカレンダーと連携
カードの期限をGoogleカレンダーに表示することができます。
「Power-Up」- 「カレンダー」の設定からiClalendarフィードをコピーします。
Googleカレンダーに行き、他のカレンダーの「＋」を選択し、「URLで追加」を選択します。
カレンダーURLにコピーしたURLを設定して、「カレンダーを追加」を選択すれば、カレンダーにTrelloで期限を設定したカードが表示されます。
自動化
Butlerという自動機能を使用して、作業を簡略化していきます。Butlerは執事という意味です。
例えば、カードの作業が完了したときに、以下の作業を1つ1つするのは、積み重なるととても無駄です。これを自動化することができます。
- カードを「Done」に移動する
- 期限を削除する
- ラベルを削除する
Butlerを作成すると、カードの自動化の欄に、作成したボタンが生成されます。このバタンを押せば、登録した作業を行ってくれます。
Butlerについて、気になる方は、Trelloの公式にもButlerが紹介されているので、参照ください。
Trelloでのタスク管理方法
私がやっているタスク管理方法を紹介します。
カード作成
カード作成のコツ
- プロジェクトカードと作業カードに分類する
プロジェクトカードは、１つの作業で終わらない仕事のまとまりです。
作業カードは、２，３時間で終わる作業です。単発で終わることもあれば、プロジェクトに紐づくこともあります。
※プロジェクトカードと作業カードは私が名付けているだけで、Trelloが公式に謳っているわけでありません。 - 作業カードは最大2、3時間で終わる内容にする
実施する作業となるので、内容は具体的に行動する内容にします。
長時間の作業も2,3時間の内容になるように分解します。
分割して、カードをこなしていくと、ちょっとした達成感にも繋がります。
カード作成のタイミング
- 頼まれたときに、忘れないように追記
- 一日の終りに、次の作業を整理する時に実施
リスト一覧
私が主に使用しているリストとその使い方について紹介します。
Doing
今日するカードをここにおきます。基本的にその日にできることを個々のタスクに置きます。
まれに複数の日にまたぐこともありますが、なるべく、カードを分割し、その日にできることを明確にしてカードを作るようにしています。
終わったら、「WeeklyDone」のリストに移動します。
今週のTODO
今週やりたいことをここに入れます。優先度高いものとしてここに置いています。
TODO
今月中にしたいことをここに記述します。プロジェクトの中から次のアクションとなる作業カードをここに入れておきます。
空いた時間に
優先度高くなく、作業として軽めのものをここに入れています。
集中力が途切れたときや、今日の作業が終わって、時間が余ったときに、ここのカードを消費しています。
実行中案件（プロジェクト）
ある一定単位のまとまった仕事をここで管理します。例えば、開発機能の1つがここにあったりします。
ここのカードは、すべての作業が完了し、プロジェクトが完成するまで、ここに保管します。
このカードが完了するための行動を作業カードにしていきます。
カードの関連を作ることで、プロジェクトに紐づくカードの完了状態がわかります。
連絡待ちリスト
ここには人に頼んだことを管理します。
必ず、期限をつけて管理してます。
期限の前日であれば、カードの期限が黄色になるので、リマインダーを送ったりします。
期限が来て、連絡がなければ、催促するようにします。
委託済み案件
完全に他者に委託したものをここに入れます。
あまり、自分ですることはないけど、委託先の管理をする時にここに入れます。
完了
プロジェクトのリストの中で、完了したものをここに入れます。期の切り替わりで、どれだけこなせたかなどを振り返りに使っています。
WeeklyDone
今週行った作業カードをここに移動します。今週どれだけ、処理できたかを管理します。また、振り返りにも使用します。
1つのカードの処理時間が異なるので、必ずしもカードが多いからいいと言うものではありません。
ここでは、どんな仕事をしたか、進め方は適切だったかを振り返っています。
次の週になったら、このリストのカードは削除します。
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